Immer wieder scheitern Unternehmen an festgefahrenen Prozessen. Manchmal ist die Einstellung «das haben wir schon immer so gemacht» hier die Ursache, in anderen Fällen fehlt schlichtweg die Distanz für einen kritischen Blick. Daher ist es essenziell, Strukturen und Prozesse regelmässig auf den Prüfstand zu stellen. Als routinemässige Überprüfung einmal jährlich beispielsweise. So können tatsächlich bestehende Problemfelder, oder solche, die potenziell entstehen könnten, identifiziert und frühzeitig angegangen werden.

Insbesondere dann, wenn ein Unternehmen expandiert, sind Anpassungen in den eigenen Prozessen dringend erforderlich. Denn das, was in einem kleinen Team reibungslos funktioniert, kann bei einer wachsenden Mitarbeiterzahl der völlig falsche Weg sein. Denn seien wir mal ehrlich: Die Kommunikationswege werden komplexer, die klare Rollenverteilung in Projektteams erfordert mehr Planung und die Transparenz geht zunehmend verloren, je mehr Menschen in die Prozesse involviert sind.

Genau diese Erfahrung haben wir auch bei konplan gemacht. In den vergangenen 10 Jahren sind wir nicht nur schnell gewachsen und haben uns von einem relativ überschaubaren Medtech-Unternehmen zum einflussreichen Branchenplayer mit einem Standort in Deutschland entwickelt. Diese Expansion war nur möglich, weil uns bewusst war, dass Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse nur dann mitwachsen, wenn wir sie kontinuierlich anpassen. Hierbei stand und steht das Projektgeschäft klar im Fokus, da es einen grossen Teil unseres Geschäftsmodells ausmacht.

Win-win-Situation für unsere internen Geschäftsprozesse und unsere Kunden

Um trotz der Umstrukturierungen unseren eigenen hohen Qualitätsansprüchen weiterhin gerecht zu werden und dem Kunden gegenüber Kosten und Zeitaufwand auch zukünftig zu einem fairen Preis-Leistungsverhältnis anbieten zu können, setzen wir auf verbesserte Projektmanagement-Prozesse. Hier lassen wir unsere Erfahrungen der vergangenen Jahre einfliessen und stellen sämtliche Teilprozesse und Vorgehensweisen innerhalb der Teams zur Diskussion.

Mit dem Ergebnis sind wir mehr als zufrieden, denn mehrere Iterationsstufen führen dazu, dass unsere Projektmanagement-Prozesse unsere Anforderungen und die unserer Kunden bestmöglich abbilden:

  • Realistische Einschätzung von Ressourcen: Sowohl Kosten als auch Personalaufwand und Zeitplanung können wir dank etablierter, standardisierter Arbeitspakete und einer treffsicheren Roadmap zuverlässig einschätzen. Hier spielen Erfahrungen aus beendeten Projekten mit rein.
  • Zügige und unkomplizierte Angebotserstellung und -planung: Je nach Art des Projekts können wir auf vorgefertigte Strukturpläne zurückgreifen und müssen diese nur noch an die spezifischen Anforderungen anpassen. Hierdurch sparen wir Planungsaufwand ein und der Zeitaufwand wird ebenfalls reduziert.
  • Transparente, definierte Projektmanagement-Prozesse: Qualitätsstandards sind vordefiniert, die Anforderungen des Projekts werden konkret festgehalten. Falls es während des Projekts zu Änderungen kommt, können diese als Mehraufwand klar abgegrenzt werden und als zusätzliche Arbeitspakete oder Aufgaben hinzugefügt werden. Somit wird ein konsolidiertes Verständnis der Projektziele erreicht.
  • Strategisches Vorgehen durch eindeutige Rollenverteilung: Verantwortlichkeiten und Befugnisse werden der jeweiligen Rolle – Auftragsverantwortlicher, Projektleiter, Projektteam-Mitglieder – zugeteilt, wodurch überflüssige Diskussionen und Missverständnisse vermieden werden können.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen im Projektmanagement

Die Überprüfung unserer Projektmanagement-Prozesse stellt sicher, dass wir stets unser Potenzial in diesem Geschäftsschwerpunkt ausschöpfen können. Gerne lassen wir Sie von dieser Erfahrung profitieren. Egal ob Projektanfrage oder ein Austausch unter Kollegen, um die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren – wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung und freuen uns auf Ihren Input!

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Autor: Samuel Farner

Business Unit Leiter Mechanical Engineering and Automation
Telefon: +41 41 799 30 10
Mail: samuel.farner@konplan.com